Teams hebben de neiging om aan veel zaken aandacht te geven. Op zich een goed gegeven. Ze letten immers op alles om hun heen en houden van alles in de gaten. Maar wat als dat de productiviteit in gevaar brengt? Versnipperde aandacht komt de effectiviteit niet ten goede.
De last van versnipperde focus
Ik sprak iemand om te kijken naar de focus van goed functionerende teams. In dat gesprek gaf hij aan dat hij het lastig vond om met de versnipperde focus van zijn team om te gaan. Hij gaf leiding aan een team dat thuis werkt. Die versnipperde focus gaf hem het gevoel dat hij het team op afstand niet goed kon volgen. Ze waren met van alles bezig en vlogen voor zijn gevoel alle kanten op.
Waar hij zich zorgen over maakte was de vraag of het team het werk dat ze moest doen ook wel goed voor elkaar kreeg. Daar had hij weinig zicht op.
De focus van goed functionerende teams
Wij raakten daarover in gesprek en ik heb hem uitgelegd dat de focus van goed functionerende teams gaat over 2 dingen:
- Het werk zelf
- Het team
Focus op het werk
Als je kijkt naar het werk (en de organisatie van het werk), is het heel belangrijk dat het team een goed beeld heeft over het werk dat gedaan moet worden. Is dit voor iedereen duidelijk?
Een ander belangrijk onderwerp, waar niet altijd bij wordt stilgestaan, is of iedereen ook daadwerkelijk het werk kan doen:
- Heeft iedereen de middelen
- Zijn er afhankelijkheden
- Zijn er blokkades
Bovenal is het heel belangrijk dat het team duidelijke doelen voor zich zelf heeft.
Focus op het team
Als je kijkt naar de focus op het team, dan kijk je naar de mensen en de interactie. Het allerbelangrijkste hier is dat iedereen is aangehaakt.
Om dit te realiseren focus je om de behoefte van ieder teamlid. Kijk wat iedereen nodig heeft binnen het team. Bijvoorbeeld:
- Een duidelijke taakomschrijving
- Een rolverdeling
- Of de frequentie van contact
De waarde van een dagstart
Het creëren van de juiste focus, kun je goed doen met een dagstart.
Aan de ene kant sta je stil bij het werk. Bijvoorbeeld met vragen als :
- Wat heb je gisteren gedaan?
- Wat ga je vandaag doen?
- En voorzie je problemen in je werk?’
Aan de andere kant sta je stil bij het team. Daarbij is een goede ‘check-in’ essentieel. Dat kan met vragen als:
- Hoe gaat het met iedereen?
- Of is iedereen er bij? (mentaal maar ook fysiek)
Als leidinggevende is het dus van het belang om constant te focussen op deze 2 onderwerpen:
- De focus op het werk
- De focus op het team
Als je dat doet, dan merk je dat ook thuiswerkende teams heel efficiënt kunnen zijn.